¡El mundo laboral es mucho más globalizado y móvil que nunca! Es por eso que el uso de las conferencias telefónicas es sumamente importante en el marco de la comunicación interna.

 

Sin embargo, el 91% de los profesionales confiesan estar en un estado de somnolencia durante las reuniones de trabajo.

 

¿Cómo dinamizar sus conferencias telefónicas? Descubra nuestros 7 consejos para mejorar la calidad y la productividad de sus conferencias.

 

1.  Asegúrese que la conferencia sea realmente pertinente

¿Su conferencia telefónica es realmente necesaria? ¿Un correo electrónico sería suficiente? A veces es inútil organizar una conferencia. Otras soluciones le permitirían ganar tiempo y eficiencia.

 

2.  Invite a las personas adecuadas

¿Todas las personas invitadas necesitan realmente estar en su conferencia? ¿Alguien ha sido olvidado? Para conseguir el compromiso de sus colegas, asegúrese de convocar solamente los trabajadores realmente implicados en el tema.

 

3.  Respete la hora de comienzo y de clausura

Demuestre su interés por el tiempo que sus colegas le otorgan respetando la hora de comienzo y de clausura de su conferencia telefónica. También sea realista en el cálculo del tiempo de la reunión. No todas las reuniones duran una hora ¿20 minutos no serían más que suficientes?

 

4.  Prepare la agenda del día

Prepare la agenda del día y compártala con los participantes desde el principio de la reunión. Esto mejorará la organización y la estructura de su conferencia telefónica y les permitirá a los participantes preparar fácilmente la reunión. Además, podrá servirse de la agenda para evitar las disipaciones y las conversaciones ajenas. Tenga siempre presente los objetivos de la reunión.

 

5.  Escoja un dispositivo de audio de calidad

La calidad sonora es indispensable para el buen desarrollo de una conferencia telefónica. Sin embargo, parecería que este fuera el factor más problemático y frustrante para los trabajadores. Para evitar las voces distorsionadas, los cortes, el ruido de fondo, el eco, etc. invierta en un material de calidad. Existen varias soluciones que satisfacen a cada necesidad: para las conferencias telefónicas de menos de 6 personas, el SP 20 ML de la marca Sennheiser es la herramienta ideal. Para los grupos más grandes, por ejemplo aquellos de más de 25 personas, usted podrá escoger una solución inalámbrica tal como la Sennheiser TeamConnect Wireless.

 

6.  Concluya

Termine su conferencia correctamente. Piense en recapitular todo lo que se ha realizado durante la reunión y defina las próximas etapas. ¿Cuál será el próximo paso? Cada uno debe partir de la conferencia con una idea clara de lo que debe hacer, sabiendo porqué esta reunión necesitó de su tiempo.

 

7.  Envíe un reporte

Una vez que su conferencia telefónica sea terminada, no dude en enviar un reporte que resuma los puntos discutidos y las decisiones tomadas durante la reunión. Usted también podrá recordar nuevamente las próximas etapas. No olvide agradecer a los participantes por su participación y su contribución.